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Miyabi Lifestyle Blog

M.P.C ~it's not fan to be life. ~

仕事が速い上司の「0秒仕事術」ベスト3 なぜあの人のチームは成果が上がるのか?

自分の仕事がいくら速くなっても、
チームで仕事をしている限り、
ほかのメンバーの仕事のスピードに影響を受けることは
避けられません。
マネジャーであればなおさら、
自分のチームをいかに動かしチームとして
成果を出すかが腕の見せ所となります。


前回記事で紹介しましたが
、私は現在、超大規模で
超困難なシステム開発プロジェクトを担当しています。

そのプロジェクトで最後方に位置していた、
日本と大連を合わせて200人の開発チームを引き継ぎ
1年あまりで先頭を走るチームへと変革させました。

最後方にいたチームを先頭を走るチームへ
変革するためには、一人ひとりの作業を速くする
だけではなく、チームとしてのスピードも
速くする必要がありました。

チームの成果が出ないのはメンバーのせいではない

仕事ができる人ほど、
マネジャーになってチームを率いる立場になると、
「メンバーに恵まれない」と勘違いをする
という悲劇に遭います。

「自分がやればもっと速いのに」
「自分がやればもっと成果が出るのに」
「なんでみんな出来ないんだ」

と残念なメンバーたちを嘆きながら、
自分でメンバーの仕事をやってしまい
結果的に成果を上げられないチームを
作り上げてしまうのです。


僕も今でも「自分でやったほうが速くて確実だ」
と思ってメンバーがするべき仕事を
自分でやっていたことがありました。

小さいチームでは、それでもなんとか回っていましたが、
自分が担当するチームが大きくなるにつれて、
そのスタイルだと自分自身がチームのボトルネック
になってしまい、
チームとしての成果が上がらないことに気づいたのです。

サッカーのバルセロナレアル・マドリードのような
スーパースター級の選手が揃っているチームですら、
監督が変わるとその年のチームの結果が
変わってしまいます。

つまり、
チームの成果がでるかどうかは
メンバーが揃っているかどうかではありません。

チームの成果が上がらない原因の9割は
リーダーにあるのです。

チームが成果を上げるためには何が必要でしょうか。

まず必要なのは、
“チーム内の作業と時間のムダ”
を徹底的に排除することです。

チームが成果を上げるかどうかは
偶然ではなく必然なのです。

ポイントは、「アイドル時間」

個人の仕事のスピード=速さは、
一つひとつの作業のスピード、
いわば手作業の飽くなき改善により実現します。

しかし、チームのスピードは、
一人ひとりが超速で仕事をするだけでは、
劇的には変化しません。

チームの動きが遅くなっている要因のひとつ!

それはリーダーとメンバー間、
各メンバー間の作業と作業の間の時間です。


[無駄なアイドルタイムを排除しよう]

私は、チーム内の無駄な待ち時間を
「アイドル時間」と呼び、
それを徹底的に排除しています。

そのアイドル時間を短くすることが
チームのスピードを速くすることであり
それはリーダーの仕事であると考えています。

では具体的に何をすればよいのか
3つのTipsをお伝えします。


「この1秒」を惜しむかどうかで成果が9割変わる

⭐️3位 リーダーはメールに必ず返信すべし
リーダーの最も重要な仕事はメンバーを動かし
チームを動かすことです。

メンバーからのメールにしっかり
意思表示をする=返信する
ことは最も基礎的で、最も重要な仕事です。

「そんなこと、あたり前だろう!俺もやってるよ」
と思った人……本当でしょうか? ここでのポイントは、

[あなたに指示を仰いでいないメールにも、
すべて、必ず返信する]

ということです。

仕事ができる部下は、
「A案とB案ありますが、A案で進めてよいでしょうか」
と、上司が返信しやすい、
判断を仰ぐメールを送ってきます。

あなたもこういう人には自然に
「じゃあA案で」と回答しているはずです。

一方で、「Aのように考えています」
「例のトラブルの件、問題なく対応完了しました」
という報告メールに対してはどうでしょうか? 
「うんわかった」と心の中で思って、
そのまま返信せずに放置していないでしょうか。

繰り返しますが、
1通たりとも返信しないメールがあってはいけません。

とにかく全てのメールに、必ず返信するようにしましょう。

そして、その返信は早ければ早いほどいいです。

報告メールに「了解」と一言返すだけで、
メンバーの報告という仕事が完了します。

逆に返信がないとメールを読んだのかすらわからず、
報告という仕事が明確に完了しません。

実は、その1秒で終わる「了解」を
返信できているかできていないかで、
チームのスピードは5倍くらい変わってしまいます。

「あのメール、どうなった?」をなくす方法


⭐️2位 メール返信24時間ルールを適用せよ
メールを送ったけれども部下からの返信がない。
でも、もう少し待ってみよう……
と思って2日後に聞いてみる。

「あのメールの件どう? できる?」

「すいません。今忙しくて、ちょっと無理そうです……」

こんな経験はないでしょうか。

この「もう少し待ってみよう」
とあなたが気をもんでいた2日間が、
ムダな「アイドル時間」なのです。

しかも最悪なことに、待ったにもかかわらず、
結局「できません。すみません」
という状況……
期限がある仕事においては致命的なミスです。


私のチームで「あること」を実施した結果、
こうした時間のロスはほぼゼロになりました。

それが「24時間ルール」です。


メール返信の24時間ルールとは、
自分に来たメールに対して、
誰しもが必ず24時間以内に何かしらの
返信をしなければならない、というルールです。


今の時代、メールは非常に重要なビジネスツールですが、
読んだり書いたりすることが
自分の好きなタイミングでできるため、
チーム内のアイドル時間を増やしてしまうという
弊害も生みやすいのです。

そのアイドル時間をなくすために、
「やりました」
「確認しました」
「○○日までにやります」
「それはできません」
など、
自分の意思表示を必ず24時間以内に
返信するように決めたのです。

「○◯日までにやる」
と言われたらその日まで待っていればいいですし、
もし「それはできません」
と言われたら、次の選択肢にすぐに移ることができます。


もちろん「24時間ルール」を適用しても、
そうすぐには浸透しません。
これまでのクセで
メールの返信を放置するメンバーもいます。

そんなメンバーには、24時間経った後に
「あのメール、返信ちょうだい」と指摘します。
けっこう地道ですが、
チームのスピードを上げるためには必要なことです。

「24時間ルール」がチームに浸透すれば、
チームのスピードが劇的に速くなります!

1位 メンバーの「モンキー」を背負わない

リーダーばかりが忙しく遅くまで残業をし、
メンバーは暇で仕事が早く終わり帰宅する。

あなたのチームがそうであれば、
それは100%リーダーの責任です。

よく「俺ばかりが仕事をして、部下が全然使えない」
という愚痴を言う人がいますが、
仕事ができないことを自慢しているようなものなので、
すぐやめたほうがいいでしょう。

リーダーが忙しくしていると、
チームを動かすという
最重要の仕事をすることができなくなります。

メンバーから見るとリーダーのやり方こそが問題なのです。

「どうしたらいいですか?」には「どう思う?」で返す

部下の仕事をモンキー(猿)にたとえ、
部下のモンキーは上司が背負うべきではない。

部下の仕事に問題が発生し、それを相談しにきました。

A「わかった、私が一旦預かろう」

B「わかった、解決案をいくつか考えてきてくれ」

あなたはどちらの言葉を言うでしょうか。

Aの場合、モンキーはリーダーの肩に、
Bの場合、モンキーは部下の肩に乗ります。

前者を繰り返すと、何
人もの部下のモンキーがリーダーの肩に乗ってしまい、
リーダーはいくら時間があっても足りなくなります。

たくさんのメンバーが、
リーダーに預けたモンキーが結果を持ってくるのを
待っている、という状況になってしまうのです。

リーダーは自分が背負うべきモンキーのみを背負い、
メンバーが背負うべきモンキーは
メンバーに背負わせるようにしましょう。

私はメンバーが

「どうしたらいいですか」

と聞いてきたときには、必ず

「どうしたらいいと思う?」

とおうむ返しで返事をすることに決めています。

メンバーも、私からは「どうしたらいいと思う?」
という答えしかもらえないとわかると、
あきらめて自然に
「私はこうしようと思うのですが、よいでしょうか?」
という質問の仕方に変わりました。

「どうしたらいいと思う?」
という質問は、
リーダーがボトルネックにならないだけでなく、
実はメンバーを育てるという副次効果もあり、
強いチームを作ることにもなるのです。

今回は、
チーム内のアイドル時間を削減する観点で、
簡単に実践でき、
効果がすぐに現れるものを選んで紹介しました。

チームが成果を出すかどうかは、偶然ではなく必然です。

ぜひ実践してみてください。

すぐにチームの変化を感じるはずです。


bey!!